Когда бизнесу выгодно передать печать на аутсорсинг: 5 реальных сигналов

Почему офисная печать может стать скрытой угрозой для бизнеса

Если ваша организация тратит свыше 50 000 рублей в месяц на обслуживание принтеров и МФУ, пришло время рассмотреть аутсорсинг печати. Это не просто замена техники — вы передаёте всю документную печать под управление специализированного провайдера, который берёт на себя оборудование, расходники и поддержку.

Такой подход помогает не только сократить расходы на печать, но и повысить эффективность сотрудников, усилить контроль над затратами и высвободить внутренние ресурсы для выполнения основных задач бизнеса.

1. Сбои техники тормозят бизнес: когда простои принтеров бьют по прибыли

Когда принтеры и МФУ регулярно выходят из строя, сотрудники теряют драгоценное время, а компания — прибыль. Простои, вызванные неисправностями, мешают выполнению срочных проектов, нарушают сроки взаимодействия с клиентов и подрывают репутацию организации.

Тревожные сигналы:

• Более трёх обращений в сервисный центр за месяц
• Еженедельный простой оборудования свыше 5 часов
• Проблемы с печатью испытывают более 30% сотрудников

Реальный кейс: строительная компания теряла около 85 000 рублей ежемесячно из-за 12 часов простоя печатной техники, что приводило к срыву подготовки тендерной документации. После перехода на внешнее управление печатью простои сократились до 30 минут в месяц — техника, расходные материалы и техническая поддержка теперь полностью в зоне ответственности провайдера печатных решений.

2. Бюджет на печать «плавает»: как непредсказуемые расходы мешают планированию

Если ежемесячные затраты на тонер, картриджи и запчасти “гуляют” без логики, это признак слабого управление печатной инфраструктурой. Отсутствие фиксированной стоимость за отпечатанную страницу затрудняет финансовый контроль и бюджетирование.

Анализируйте:

• Колебания расходов на расходники превышают 25% от месяца к месяцу
• Себестоимость чёрно-белой страницы выше 3–4 рублей
• Срочные закупки картриджей съедают более 15% бюджета на печать

Пример: юридическая фирма платила в среднем 67 000 рублей в месяц за обслуживание восьми принтеров. После аудита выяснилось, что организация печати по модели оплаты за страницу снизит расходы до 41 000 рублей — без скрытых платежей и с полной прозрачностью.

3. Невозможно отследить, кто сколько печатает — и это стоит денег

Когда невозможно отследить, кто и сколько печатает, компания теряет контроль над значительной частью операционных затрат. Это особенно критично для бизнеса с децентрализованной структурой или несколькими отделами.

Красные флаги:

• Невозможно распределить расходы по подразделениям
• Нет данных об объёме печати по каждому сотруднику
• Отсутствуют лимиты и политики использования техники
• Бюджет на расходные материалы регулярно перерасходуется

Аутсорсинг печати документов включает в себя не только технику, но и цифровые системы учёта, которые позволяют заказчику в реальном времени видеть объёмы, квоты и затраты — без усилий со стороны внутренних IT- или финансовых специалистов.

4. Расширение офиса? Не покупайте принтеры — подключите печать как сервис

Открытие новых офисов или наём персонала требует оперативного обеспечения печатной инфраструктурой. Покупка нового оборудования означает резкий рост расходов и сложности с масштабированием. Вместо этого разумнее воспользоваться готовым сервисом управления печатью. Или, как минимум, арендой принтера и МФУ, чтобы избежать единовременных затрат.

Преимущества для растущей компании:

• Отсутствие единовременных затрат на закупку оборудования
• Гибкое масштабирование сервиса под текущие потребности
• Единые стандарты качества и доступа ко всем сотрудникам

Статистика показывает: компании, внедрившие аутсорсинг печати при масштабировании, в первый года экономят в среднем 35% на операционных расходах.

5. Ваш ИТ-отдел ремонтирует принтеры вместо развития инфраструктуры?

Если системные администраторы устраняют проблемы с принтерами вместо работы над проектами в области ИТ-инфраструктуры, это прямой сигнал о неэффективном распределении ресурсов.

Обратите внимание, если:

• IT-отдел получает более 5 запросов в день, связанных с печатью
• Настройка нового принтера занимает больше 2 часов
• Сотрудники часто жалуются на сбои сетевой печати

Услуги по управлению печатью включают полную техническую поддержку — от установки до устранения любых неполадок. Это позволяет IT-команде сосредоточиться на основных задач бизнеса, а не на рутинных сбоях.

Как рассчитать выгоду от перехода на аутсорсинг печати

Чтобы принять решение, проведите расчёт по всем статьям текущих затрат на печать. Учитываются не только картриджи и бумага, но и амортизация оборудования, ИТ-поддержка, простои и время сотрудников.