Аренда или покупка МФУ: что выгоднее для бизнеса

Многие руководители малого и среднего бизнеса уверены: «Купил МФУ — и забыл о проблемах». Но на практике покупка офисной техники часто оборачивается скрытыми расходами, простоями и неожиданными поломками. Особенно если компания работает с документами ежедневно — как юридические фирмы, строительные бюро или образовательные центры.

В этой статье мы сравним аренду и покупку МФУ с точки зрения финансовой нагрузки, рисков и операционной эффективности — именно для юридических лиц в Москве и Московской области. И покажем, при каких условиях аренда по покопийной модели или аутсорсинг печати становятся не просто удобными, но и на 30–40% дешевле.

Скрытые расходы при покупке МФУ

Когда вы покупаете многофункциональное устройство за 30–80 тыс. ₽, кажется, что основные затраты позади. Но на деле это только начало:

• Расходные материалы: оригинальные картриджи HP или Canon стоят от 3 000 до 12 000 ₽. Несовместимые аналоги — дешевле, но с риском поломки.
• Ремонт: вызов инженера — от 2 000 ₽, замена узла термофиксации (лазерный блок на  блок фотобарабана) или ленту переноса — от 8 000 ₽.
• Простой техники: если МФУ сломался в понедельник утром — документы не напечатаешь, договоры не подпишешь.

Покупать недорогой принтер (до 60 000 рублей) для личного или офисного использования имеет смысл только при небольших объёмах печати.
Если же печатать приходится часто — от 2 000 до 5 000 страниц в месяц (что при средней стоимости отпечатка обходится примерно в 20–50 тыс. рублей), — дешёвые модели быстро выходят из строя из-за высокой нагрузки.

В таких случаях лучше выбирать более производительные устройства.

• Для объёмной печати в формате А4 надёжные аппараты начинаются от 150 000 рублей.
• Если нужна печать в А3 или больше, цены стартуют от 200 000 рублей.
• А профессиональные решения PRO-серии (для больших офисов, типографий, копировальных центров) стоят от 1,5 млн рублей.

В последнем случае аренда с полным обслуживанием (аутсорсинг печати) становится не просто удобной, а экономически выгодной альтернативой покупке — особенно когда важно минимизировать риски, избежать простоев и платить только за фактически отпечатанные страницы.

Это финансовая нагрузка от покупки офисного оборудования, которую редко учитывают при первоначальном расчёте.

Обслуживание МФУ при аренде и при собственном парке

При собственном парке вы сами:

• ищете сервисную компанию,
• согласовываете выезд,
• оплачиваете каждый визит отдельно,
• храните запасные картриджи на складе.

При аренде МФУ у профильного поставщика (как наша компания) всё иначе:

• Техника — от проверенных брендов: HP, Canon, Kyocera, Ricoh,
• Обслуживание или замена — включены в стоимость,
• Замена картриджей — производится оперативно.
• Минимальный срок сотрудничества — 6 месяцев, что даёт стабильность обеим сторонам.

Вы получаете готовое решение «под ключ», а не просто коробку с функциями.

Что дешевле: печатать на своём или арендованном МФУ?

Рассмотрим типовой сценарий: офис на 12–15 сотрудников (юридическая фирма, проектный отдел строительной компании, учебный центр). Средний объём печати — около 2 500 страниц в месяц (чёрно-белая печать).